La gestion des connaissances ou knwoledge management au sein d'une TPE

Régulièrement, dans les petites entreprises, un service ou même une personne en particulier s'occupe de diverses tâches et crée ses propres procédures et acquiert différentes connaissances.

C'est malheureusement lors de son départ ou de son absence qu'apparaît un problème important : Qui sait reprendre son travail ou combler à son absence ?

Afin d'éviter ce problème, différentes solutions peuvent être mises en place à moindre coût.


Identifier / créer des procédures

La première chose à faire est d'identifier les procédures importantes existantes et de les représenter sous formes de schémas afin d'avoir une lecture simple et rapide des documents.

La difficulté la plus importante sera d'identifier les cas spécifiques d'une procédure. Prenons comme exemple un service commercial qui est habitué à vendre des abonnements à des magasines. Jusqu'à présent le commercial vend un abonnement par personne mais il se heurte à un soucis, une entreprise souhaite lui commander 200 abonnements. C'est une très bonne chose mais comment gérer cela ? Est-ce qu'il va falloir faire valider un tarif spécial par la direction? Est-ce que la livraison sera gérée de la même façon que pour un abonnement individuel ?

Comme vous pouvez le constater il peut s'agir de questions n'ayant pas de réponses précises car chaque cas est particulier. Pour cela il va falloir spécifier dans le processus qu'il va falloir interroger la direction ou le service compétent.


La solution la plus simple et la moins chère afin de schématiser ces procédures est d'utiliser des logiciels présents dans la suite Office (Powerpoint ou Word). Si vous avez un nombre important de procédures à créer et à partager avec plusieurs personnes diverses solutions existent plus ou moins onéreuses.

Y a-t-il des messages / courriers types à transmettre ?

Déterminer des procédures est une étape primordiale afin d'optimiser la gestion des connaissances en interne au sein d'une entreprise mais ce n'est pas suffisant. Vous constaterez très rapidement que 9 fois sur 10 les traitements sont les même, par conséquent, pourquoi ne pas uniformiser certaines étapes.

Si des messages doivent être transmis, il est important d'avoir des messages types que vos salariés pourront utiliser afin de gagner du temps.

Automatisation des procédures

Après avoir déterminé les procédures et répertorié les différentes tâches chronophages et répétitives une dernière étape existe : automatiser ce qui est automatisable. Pourquoi monopoliser un salarié pour l'envoi de relances pour des factures impayées alors que des outils vous permettent de gérer des relances automatiques ?

Attention tout de même à l'automatisation car il y a des cas spécifiques qu'il faudra sûrement ne pas automatiser.

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